Eintracht Erle 69 e.V.

Postfach 1106
46343 Raesfeld

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Organisatorisches

Anmeldeformulare

Formulare Übungsleiter

(Spätestes Abgabedatum: 30.06. & 30.11. eines jeden Jahres)
Achtung: Das Bestätigungsformular ist zwingend mit den Antragsformularen ausgefüllt einzureichen!

Dienstreiseabrechnung

Fahrtenbuch (Vorlage für Dienstreiseabrechnung)

(Spätestes Abgabedatum: 30.11. eines jeden Jahres)

Fahrtkosten sind nicht gleich Fahrtkosten

Nach dem Einkommenssteuerrecht wird zwischen Fahrt- und anderweitigen Reisekosten unterschieden. Demnach gibt es:

Aufwendungen im Rahmen beruflicher Fahrten, die steuerfrei erstattet werden.
Aufwendungen, die durch den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen.

Bei dieser Unterscheidung gilt es allerdings zu bedenken, dass ehrenamtlich Tätige in keinem Arbeitsverhältnis zum Verein stehen - auch dann nicht, wenn sie hierfür eine Vergütung im Sinne der Ehrenamtspauschale oder des Übungsleiterfreibetrags erhalten. Der bedeutende Unterschied liegt darin begründet, dass Ehrenamtliche ihre Tatigkeit nicht aufgrund eines Entgelts ausüben. Die Vergütung, die sie möglicherweise erhalten, ist dann kein Entgelt, sondern ein pauschaler Aufwandsersatz.

Für die Fahrtkostenerstattung im Verein bedeutet das konkret: Ein Verein kann die Fahrten der Mitglieder zum Einsatzort erstatten, auch wenn es sich dabei um regelmäßige Fahrten zum Einsatzort handelt. Mit dieser Form des Auslagenersatzes liegt im Verein somit weder ein Arbeitsverhältnis noch ein Arbeitslohn vor. Abgerechnet werden anfallende Fahrtkosten nach den Erstattungssätzen des Reisekostenrechts. Der Verein kann gemäß§ 3 Nr. SO EStG somit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerfrei ersetzen, was als Auslagenersatz zu verstehen ist.

Wichtig:
Bevor der Verein einem Mitglied Fahrtkosten erstattet, muss der ehrenamtlich Tatige durch Belege exakt nachweisen, wie viele Kilometer angefallen sind. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, die Tankbelege einzureichen, da diese nicht eindeutig und ausschließlich auf die Fahrt für den Verein zurückzuführen sind. Die Fahrten müssen vielmehr einzeln in Form eines Fahrtenbuchs dokumentiert werden. Hier gilt es jeweils Start und Ziel zu erfassen und damit die angefallenen Kilometer festzuhalten. Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt der Nachweis über die Fahrkarten.

Quelle: https://deutsches-ehrenamt.de/steuern-im-verein/auslagenersatz

Sport-Schadenmeldungen

Bei einem Sportunfall bitte innerhalb von 48 Stunden den Abteilungsleiter informieren und einen Termin mit dem Sozialwart abstimmen. Hier werden dann die vollständigen Unterlagen gemeinsam ausgefüllt und vom Verein an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

Bestätigung Schlüsselbesitz

Zu Kontrollzwecken ist deshalb JEDER Schlüssel- bzw. Transponderbesitzer verpflichtet, einmal im Jahr, zum Termin 30.06., eine Bestätigung an die Schlüsselverwaltung abzugeben.
(Termin: 30.06. eines jeden Jahres)

Seit Jahren ist Eintracht Erle 69 e.V. für die Verwaltung, der durch die Gemeinde Raesfeld überlassenen Schlüssel und Transponder, für die Sporthalle Silvesterstraße und den Sportplatz Westerlandwehr zuständig.

Die Schlüsselverwaltung wird derzeit durch den stellv. Vereinsvorsitzenden bearbeitet. Ausschließlich bei ihm sind Schlüssel bzw. Transponder zu erhalten und wieder zurückzugeben.

Eine nicht dokumentierte Weitergabe untereinander ist STRIKT UNTERSAGT !!!

Der durch Zuwiderhandlung entstehende Mehraufwand wird dem bisherigen Besitzer in Rechnung gestellt.

Folgende verbindlich einzuhaltende Punkte wurden beim Empfang bestätigt:

dass ich mit dem mir ausgehändigten Schlüssel sorgfältig umgehe,
dass ich den Schlüssel nicht an Dritte ausleihe oder weitergebe,
dass ich den Schlüssel ausnahmslos am Körper trage oder so weglege, dass er für Dritte nicht erreichbar ist,
dass ich den Schlüssel nicht in abgestellten verschlossenen Kraftfahrzeugen aller Art deponiere,
dass ich den Verlust des Schlüssels unverzüglich schriftlich melde, [eine umgehende schriftliche Stellungnahme, aus der die näheren Umstände des Verlustes (Darum, Ort, Grund, Ergebnis der Nachforschung, evtl. polizeiliche Anzeige usw.) hervorgehen, ist Eintracht Erle 69 e.V. unverzüglich vorzulegen]
dass ich bei Verlust und ebenfalls bei unterbliebener rechtzeitiger Meldung, neben den Kosten der Ersatzbeschaffung des Schlüssels, auch für das Auswechseln von Teilen oder der ganzen Schließanlage hafte,
sollte ich den als verloren gemeldeten Schlüssel wieder finden, gebe ich diesen unverzüglich an Eintracht Erle 69 e.V. zurück. Verauslagte Kosten werden nicht erstattet,
dass alle Türen und Tore die geöffnet wurden, bei Verlassen des Gebäudes wieder verschlossen sind, sofern sich keine andere Person mehr in den Räumen oder im Gebäude befindet.

Zur Vereinfachung des Ablaufs stehen die Formulare "Übergabeprotokoll Schlüssel" bzw. "Übergabeprotokoll Transponder" demnächst zur Verfügung. In diesem Protokoll wird die Weitergabe von Schlüsseln bzw. Transpondern dokumentiert. Der bisherige Besitzer ist dafür verantwortlich, dass das von beiden unterzeichnete Protokoll bei der Schlüsselverwaltung eingereicht wird. Eintracht Erle 69 e.V. behält sich vor, bei fehlendem Protokoll, den entstehenden Mehraufwand dem bisherigen Besitzer in Rechnung zu stellen.